Früher war die Administrator-Welt noch in Ordnung, als Dateien nur auf internen Servern gespeichert waren und der Versand technisches Know-how voraussetzte. Heute ist eine Datei mal eben weitergeleitet, kopiert, auf einen USB-Stick gespeichert oder auf einem abhandengekommenen Gerät verloren. Umso wichtiger ist es, den Zugriff auf Daten auch dann zu kontrollieren, wenn sie gewollt oder ungewollt weitergegeben wurden.
Textdokumente und Tabellen enthalten meist vertrauliche Daten wie Verträge, Statistiken, Löhne oder Herstellungspläne. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sollten sich daher nur von befugten Mitarbeitern öffnen und bearbeiten lassen. Um das zu erreichen, verschlüsseln die Ersteller die Dokumente oft selbst. Zum Beispiel lassen sich Excel-Tabellen und PDF-Dokumente mit einem Kennwort schützen. Doch das führt dazu, dass dasselbe Passwort mehrere Mitarbeiter und Kunden kennen müssen. Ist das Dokument mit dem Passwortschutz einmal im Umlauf, sind Änderungen am Zugriffsschutz nicht mehr möglich. Jeder, der über das Kennwort verfügt, kann das Dokument
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