Einfach ein Lizenzmodell auswählen und Office 365 (O365) installieren, das ist eher Wunschvorstellung als Realität. Sobald mehr als zehn Anwender mit Office 365 arbeiten, wird es nicht nur kompliziert, sondern durchaus komplex. Denn: Weder individuelle Sicherheitsrichtlinien noch Updates lassen sich unternehmensübergreifend automatisch steuern. Es ist also eine Aufgabe der IT-Administration, Office 365 sicher und zuverlässig zu verteilen und zu steuern.
Schon die ersten Schritte sind für den erfolgreichen Einsatz entscheidend. So ist zunächst die Frage zu klären, welches Lizenzmodell überhaupt benötigt wird. Dazu sollten Unternehmen vorab ein Einführungskonzept erstellen, damit bereits vor dem Kauf von Office-365-Lizenzen klar ist, welche Dienste wann, wie und für welche Benutzer eingeführt werden. Datenschutzaspekte, welche Daten nach Office 365 migriert werden und wo die Office-365-Dienste bereitstehen sollen, sind darin ebenfalls zu regeln. Auf dieser Basis erfolgt dann die Ermittlung des genauen Lizenzbedarfs.
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