Archivierung in Microsoft Teams

Auf Halde

von Thomas Joos

In Microsoft Teams können Anwender auf zahlreichen Wegen Dokumente speichern. In vielen Unternehmen entwickelt sich die Software daher zu einem Datenspeicher. Allerdings sollten nicht mehr benötigte Teams und Kanäle zeitnah gelöscht werden. Davon sind dann aber alle Dokumente betroffen,
die darin gespeichert sind. Wollen Sie diese erhalten, lassen sie sich mit verschiedenen Bordmitteln archivieren.

Aus IT-Administrator 01/2023

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Mit den Bordmitteln von Microsoft Teams lässt sich die Kollaborationsumgebung zum Dokumentenaustausch nutzen. In vielen Fällen müssen die Dokumente in den Teams und Kanälen zumindest übergangsweise rechtsicher und revisionssicher archiviert werden. Auch kann es erforderlich sein, Dokumente in einem gelöschten Team später wieder zu nutzen oder vor Änderungen zu schützen, aber das Team aus der aktiven Ansicht auszublenden.

Bevor Sie sich an das Archivieren von Daten in Teams machen, sollten Sie an die Unterschiede zwischen Backup und Archivierung denken. Generell ist ein Backup kein Archiv, da die Daten fortlaufend überschrieben werden und in der Regel niemand ein Backup dauerhaft aufbewahrt. Ein Backup kommt meistens kurz- und mittelfristig zum Einsatz und hat die Aufgabe, gelöschte oder zerstörte Dateien wiederherzustellen.

Bei der Archivierung handelt es sich hingegen um eine Langzeitspeicherung. Sie soll verhindern, dass bestimmte Daten eine Änderung erfahren. Ein Archiv ist also eine Sammlung von Daten, die Unternehmen aus rechtlichen Gründen manipulationssicher aufbewahren müssen. Häufig bieten Dritthersteller-Produkte zur Sicherung von Microsoft Teams eine rechtssichere Speicherung. Die integrierte Archivierung lässt sich aber zumindest parallel dazu einsetzen.

Wir zeigen im Folgenden die Möglichkeiten, die Teams ab Werk in Sachen Archivierung bietet. Ein großer Vorteil bei der Nutzung der integrierten Funktionen besteht darin, dass der Vorgang keine Daten löscht, sondern das Team in seiner Gesamtheit erhalten bleibt, im Teams-Client jedoch nicht mehr bei den aktiven Teams erscheint. Dadurch steigt die Übersicht – bei gleichzeitiger revisionssicherer Datenspeicherung. Dazu kommt der Schreibschutz für den Chat und alle Dokumente im Team.